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このコラムを担当する吉政創成の吉政でございます。トランスネットのマーケティング支援を行っているご縁から、このコラムを連載いたします。今回は「社内ペーパレス化ならば年配者でも使え、端末を選ばないWebサービスでないとね」と言うタイトルで書きます。

先日、「100以上もあるExcelの申請書を低コストでWebシステム化する方法」というコラムを書いて、かなり多くの方にお読みいただき、反響もありました。最近ではペーパレス化について紙面をにぎわすことはなくなりましたが、やはり古い資産が会社には残っていて、なかなかシステム化できないところがまだ依然とあるのだと感じました。

事実、私の顧問先を見ても、まだまだかなりExcelフォームに入力して印刷して、稟議を回しているところがかなりあります。恐らく多くの社員の方は「システム化したら楽なんだろうけど、変えるとなると結構面倒だよなぁ。毎年改善の議題には上がっても、日々使っている仕組みなので、結局そのまま使っている。」といったような感情をお持ちの方が多いのではないでしょうか?

実際にこの手のシステムは稟議を通すと結構大変で、なかなか投資対効果が見えないものだったりもします。しかもシステム化すると、若手から年配者まで幅広く使えるものでないと全社システムとしては難しいです。大半の社員が満足する良いものを作ろうとすると結構予算が膨らんだりして、それはそれでなおさら稟議が通らないですよね。

そこで、私からの提案は、過去の遺産的なペーパー業務がたくさんあるとしても、必要なところからひとつづつシステム化していくのはいかがでしょうか?

もともと、Excelで運営されてきたペーパー業務も、ひとつづつ追加で増えてきたわけですよね。それでしたらひとつづつ追加で作っていったほうがいいです。そのようにして作っていったシステムは修正にも強いはずです。全部まとめて一気に作ると、ちょっとした修正でも大掛かりになったりしませんか?(一概には言えませんが、そういう傾向があるように思えるのです)

そこで、是非ご参考にしていただきたいのが「JR東日本グループ清掃競技会タブレット化事例」です。このシステムはWebサービスで作っていますので、PCでもタブレットでもスマホでも、画面サイズに依存せずに構築できます。しかも、Ruby on Railsベースで開発しているので、メンテナンス工数も軽く、修正があっても柔軟に対応できます。JR東日本グループ清掃競技会の審査員の方が採点用に使うシステムですが、非常に短納期でリーズナブルな金額で構築できたそうです。一つの競技会の予算で収まるシステムですので、リーズナブルなのはおおよそ推測が付きますよね。しかも年配の審査員の方も説明なしで使用できる使い勝手が良いものを作れたそうです。 興味がある方は以下の事例を是非ご参考ください。下段のURLをたどると事例のダウンロードページに遷移します。

JR東日本グループ清掃競技会タブレット化事例

本 競技会の審査集計は以前まで紙で行っていました。それにより審査集計に4時間ほどかかっていました。そこでタブレット上のアプリケーションに審査結果を記 入し、即時的に集計する方法を採用してはどうかとの意見があり、短期間で端末環境に依存しないシステムを構築できるトランスネットの案が採用されました。

事例のダウンロードは以下をクリックください。
https://www.transnet.ne.jp/success/