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このコラムを担当する吉政創成の吉政でございます。トランスネットのマーケティング支援を行っているご縁から、このコラムを連載いたします。今回は「100以上もあるExcelの申請書を低コストでWebシステム化する方法」と言うタイトルで書きます。

Excelで申請書を作ったことがない会社ってあるのでしょうか?
今 まで3つ会社を立ち上げてそれなりに従業員がいたこともあります。小さな会社ということで、申請書はやはりExcelで作っていました。従業員4000名 の会社にいたことも、600名の会社にいたことも、世界的な外資系にいたこともありますが、申請書は全てExcelでしたね。 中には記入して印刷して稟 議を回したり、そのままメールに添付したりしていました。勤怠など普遍的なものはWeb化されていたところは多かったですけど、ちょくちょく変わるところ はExcelで運営しているところが多いのではないでしょうか?ちょくちょく変わるところはExcelの申請書で作り、落ち着いたらシステム化しようと当 初は思っていても結局はExcelでそのまま10年運営しているところも少なくないはずです。

今回ご紹介する提案書のお客様もそのような背景があり、少しづつ足していったExcelの申請書が、気が付けば100を超えるようになり、申請書を管理するのも大変ですし、その申請書が観覧され、保管されていく作業もばかにならなくなりました。

そこで、お客様からトランスネット社が頂いたご要望は以下の通りです。

1.    極力コストをかけない。
2.    大量のExcelフォーマットの統一化を行い、申請書の数を減らすことは運用上できない。
3.    申請書はワークフロー機能により、関係各所に承認・通知する必要がある。

コストをかけずに、申請書の数を減らさずに、ワーフローで業務効率を上げたいという要望でした。

一見無理そうなご依頼ではありますが、トランスネット社は解を持っていたのです。
Ruby on Rails+Wijmoで100を超える申請書群を全てお客様の要件を足して実現いたしました。

Excelを活用した申請書は巷にも多く残っており、システム化することで業務効率の向上を図ることができます。適用範囲の大きい提案ですので、多くの企業でメリットを享受できると考えます。興味がある方は以下より、本提案書をダウンロードください。

トランスネットRuby開発提案書ダウンロードコーナー
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